Archiwum Państwowe w Koszalinie jest urzędem administracji rządowej. Jego zadaniem jest gromadzenie, opracowywanie, przechowywanie i udostępnianie najważniejszych dokumentów powstałych w urzędach administracji publicznej i niektórych innych instytucjach działających na terenie Pomorza Środkowego.
Wszystkie urzędy administracji publicznej (rządowej i samorządowej), rozmaite instytucje, organizacje społeczne czy przedsiębiorstwa wytwarzają olbrzymią ilość dokumentów (czyli akt) związanych ze swoją działalnością. Wszystkie te dokumenty zawierają mnóstwo informacji z różnych dziedzin. Zebrane razem ukazują funkcjonowanie państwa i społeczeństwa – a więc są najważniejszym źródłem historycznym do poznania jego dziejów. Dlatego też w interesie państwa i społeczeństwa leży gromadzenie najcenniejszych dokumentów i ich wieczyste przechowywanie dla przyszłych pokoleń. Wszystkie cenne dokumenty powstałe i przechowywane w Polsce stanowią narodowy zasób archiwalny. Zasób ten jednak dzieli się na państwowy i niepaństwowy. Zasób państwowy to dokumenty, których właścicielem jest państwo, bo samo je wytworzyło na własny użytek – z reguły są to dokumenty pochodzące z urzędów i instytucji publicznych, np. urzędów wojewódzkich, skarbowych, samorządowych, szkół czy państwowych przedsiębiorstw przemysłowych. Zasób niepaństwowy to dokumenty powstałe w stowarzyszeniach, organizacjach społecznych i kulturalnych, partiach politycznych, kościołach i związkach wyznaniowych, przedsiębiorstwach prywatnych oraz należące do osób prywatnych. Do archiwów państwowych trafia przede wszystkim państwowy zasób archiwalny, niepaństwowy może – jeżeli życzy sobie tego jego właściciel. Archiwa państwowe prowadzą jednak rejestr niepaństwowego zasobu archiwalnego przechowywanego na swoim terenie działania.
Podstawowe zadania archiwum państwowego to:
· nadzór nad archiwami zakładowymi urzędów administracji rządowej i samorządowej oraz niektórych instytucji i przedsiębiorstw w celu zabezpieczenia najcenniejszych akt powstałych w tych urzędach do wieczystego przechowywania; akta przeznaczone do wieczystego przechowywania (inne określenia to: materiały archiwalne, archiwalia lub dokumentacja archiwalna) otrzymują kategorię A i stanowią tylko około 2-3 % wszystkich akt powstałych w danym urzędzie; pozostałe akta (zwane dokumentacją niearchiwalną) są potrzebne tylko do bieżącej działalności urzędu i mają kategorię B – są one przechowywane w archiwum zakładowym danego urzędu lub w jego składnicy akt i po określonym czasie niszczone: większość akt kategorii B przechowuje się w urzędach przez 5 lub 10 lat, niektóre – 25 lat, a nieliczne – 50 lat, np. księgi meldunkowe;
· przejmowanie akt kategorii A stanowiących państwowy zasób archiwalny, z reguły po 25 latach od ich powstania, i ich wieczyste przechowywanie; niektóre akta kategorii A nie trafiają do archiwów państwowych, ale są przechowywane w archiwach zakładowych urzędów lub instytucji, w których powstały (np. Urząd Rady Ministrów, Kancelaria Sejmu, Kancelaria Prezydenta RP, GUS, uniwersytety, wojsko, policja); z drugiej strony archiwum państwowe może przejąć cenne akta od osób prywatnych (zob. wyżej);
· opracowywanie akt – akta powstałe w jednej instytucji, np. w urzędzie wojewódzkim, stają się w archiwum zespołem archiwalnym, który otrzymuje nazwę z reguły taką samą, jaką nosiła instytucja, np. Urząd Wojewódzki w Koszalinie 1974-1990; opracowanie akt z archiwum polega na segregacji akt według pewnych zasad, podzieleniu ich na tomy lub teczki, ułożeniu ich w odpowiedniej kolejności (najpierw akta dotyczące spraw ogólnych, np. organizacji instytucji, potem akta konkretnych spraw załatwianych przez instytucję) i nadaniu sygnatur; następnie sporządza się inwentarz archiwalny czyli spis wszystkich teczek należących do tego zespołu; taki inwentarz umożliwia odszukanie akt dotyczących określonego tematu;
· udostępnianie akt – odbywa się tylko na miejscu w archiwum w pracowni naukowej, tam też można korzystać z inwentarzy, informatorów oraz książek, które archiwum posiada; archiwa wykonują również odpłatnie kwerendy (czyli poszukiwania informacji w aktach) dla osób prywatnych;
Archiwum jest także placówką naukową, która zajmuje się badaniem zgromadzonych dokumentów oraz prowadzeniem działalności informacyjnej, popularyzatorskiej i wydawniczej.
Na podstawie zgromadzonych w swoim zasobie dokumentów, Archiwum wydaje zaświadczenia oraz uwierzytelnione wypisy, odpisy, wyciągi i reprodukcje materiałów archiwalnych.
Materiały archiwalne to dokumenty o dużej historycznej wartości, przeznaczone do wieczystego przechowywania i gromadzone w archiwach państwowych. Określa się je kilkoma równoznacznymi nazwami: akta, archiwalia, materiały archiwalne, materiały kategorii A. Natomiast inne dokumenty powstające w urzędach mają tylko wartość praktyczną i są określane jako materiały kategorii B lub dokumentacja niearchiwalna. Są one przechowywane w urzędach, w których powstały, tylko przez określony czas: od 5 do 50 lat i po tym okresie mogą zostać zniszczone lub oddane na makulaturę.
Z akt zgromadzonych w Archiwum korzystają nie tylko historycy i miłośnicy dziejów Pomorza Środkowego, ale także naukowcy prowadzący badania w innych dziedzinach, studenci różnych kierunków zbierający materiały do prac zaliczeniowych oraz genealodzy. Dużą grupę odwiedzających stanowią pracownicy urzędów i innych zakładów pracy, korzystający z materiałów archiwalnych do celów służbowych.
Na podstawie akt z koszalińskiego Archiwum polscy i zagraniczni użytkownicy napisali już kilka tysięcy prac i rozpraw naukowych, artykułów oraz innych publikacji.
Użytkownik to osoba korzystająca z akt w pracowni naukowej archiwum państwowego
Poprzednimi dyrektorami Archiwum Państwowego w Koszalinie byli: dr Bogusław Drewniak (1961-1963), doc. dr Hieronim Rybicki (1963-1978), dr Jan Górski (1979-1985), dr hab. Adam Wirski (1985-2000) i mgr Sławomir Miara (2000-2006).
Dyrektorem Archiwum Państwowego w Koszalinie jest obecnie mgr Katarzyna Królczyk. Archiwum ma dwa Oddziały Zamiejscowe w Słupsku i Szczecinku.
Archiwum Państwowe w Koszalinie zostało powołane Rozporządzeniem Nr 9 Prezesa Rady Ministrów z dnia 2 lutego 1953 w sprawie utworzenia Wojewódzkich Archiwów Państwowych w Koszalinie, Opolu i Zielonej Górze. Jednak z powodu braku odpowiedniego lokalu faktycznie rozpoczęło swoją działalność dopiero 1 lutego 1961 r. Do 1983 r. nosiło nazwę Wojewódzkie Archiwum Państwowe w Koszalinie. Więcej
Do 1952 r. na terenie Pomorza Środkowego nie działało żadne archiwum – archiwalia pochodzące z tego regionu przechowywało istniejące od 1831 r. Archiwum Państwowe w Szczecinie /niem. Staatsarchiv Stettin/. W 1952 r. utworzono Powiatowe Archiwa Państwowe w Słupsku i Szczecinku, a w 1955 r. Powiatowe Archiwum w Białogardzie. Po rozpoczęciu działalności przez Wojewódzkie Archiwum Państwowe w Koszalinie archiwa w Słupsku i Szczecinku stały się jego oddziałami zamiejscowymi, zaś archiwum w Białogardzie zostało zlikwidowane, a jego zasób przekazany do Koszalina.
Pierwszą siedzibą Archiwum Państwowego w Koszalinie był obecny pałac biskupa diecezji Koszalińsko-Kołobrzeskiej przy ul. Kard. Wyszyńskiego 16 – w 1961 r. była to ulica Związku Walki Młodych.
Po utworzeniu diecezji Koszalińsko-Kołobrzeskiej i przekazaniu tego budynku Kościołowi Katolickiemu w 1974 Archiwum zostało przeniesione do budynku Szkoły Podstawowej nr 1 przy ul. Zwycięstwa 117, gdzie zajęło parter i dwie sale na piętrze. Od 1974 r. część zasobu przechowywano także w budynku przy ul. M. Skłodowskiej-Curie 2 – Archiwum posiadało tam piwnice i pomieszczenia na parterze.
W 1988 roku Archiwum otrzymało cały budynek przy ul. M. Skłodowskiej Curei 2, w którym znalazły się pomieszczenia biurowe, pracownia naukowa i magazyny z aktami powstałymi po 1945 r. W 1991 r. Archiwum otrzymało również budynek przy ówczesnej ul. Lampego 38 (później Gen. Andersa 38, a obecnie ul. Wojska Polskiego 4), w którym zgromadzono zasób poniemiecki oraz kartograficzny.
W latach 2003-2006 pochodzący z II poł. XIX w. budynek Archiwum przy ul. M. Skłodowskiej Curie 2 przeszedł kapitalny remont i obecnie mieści prawie cały zasób aktowy.
W magazynach przy ul. Wojska Polskiego 4 jest nadal przechowywana część materiałów kartograficznych oraz akta kategorii B przechowywane w ramach usług archiwalnych.
Archiwum Państwowe w Koszalinie jest częścią polskiej sieci archiwalnej, która podlega bezpośrednio Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych w Warszawie i składa się z trzech archiwów centralnych: Archiwum Głównego Akt Dawnych, Archiwum Akt Nowych, Narodowego Archiwum Cyfrowego w Warszawie, gromadzących akta z terenu całego kraju, Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowe i Płacowej w Milanówku oraz 30 archiwów państwowych – gromadzących akta ze swojego regionu (większość z nich ma jeszcze swoje oddziały zamiejscowe).
Sieć archiwów regionalnych nie pokrywa się z obecnym podziałem administracyjnym Polski (na województwa i powiaty) i w każdym z obecnie istniejących województw może być kilka archiwów państwowych i ich oddziałów.
Więcej informacji o działalności polskich archiwów państwowych można znaleźć na stronie internetowej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych pod adresem www.archiwa.gov.pl
Zasięg działania Archiwum Państwowego w Koszalinie to:
– na terenie województwa zachodniopomorskiego obszar obejmujący:miasto na prawach powiatu Koszalin, wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów:białogardzkiego, drawskiego, kołobrzeskiego, koszalińskiego, sławieńskiego, szczecineckiego i świdwińskiego;
– na terenie województwa pomorskiego obszar obejmujący: miasto na prawach powiatu Słupsk, wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: bytowskiego, człuchowskiego, lęborskiego i słupskiego, gminę Konarzyny powiatu chojnickiego.
Archiwum współpracuje z archiwami mającymi swoją siedzibę na terenie jego działania oraz z jednostkami organizacyjnymi, w których powstaje niepaństwowy zasób archiwalny. Szczegółowy zakres i zasięg działania Archiwum Państwowego w Koszalinie określony jest w Statucie.
Działalność usługowa (przechowalnictwo)
W związku z wejściem w życie ustawy z dnia 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 241, poz. 2074) od 1 kwietnia 2003 Archiwum Państwowe w Koszalinie rozszerzyło swoją działalność o usługi archiwalne związane z przechowywaniem, kopiowaniem i konserwacją dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców. Poszukując swoich akt pracowniczych można skorzystać z ogólnopolskiej bazy o Miejscach Przechowywania Dokumentacji Osobowej i Płacowej pod adresem ewidencja.archiwa.gov.pl
Podstawy prawne działalności:
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2020 poz. 164).
Statut wprowadzony zarządzeniem Nr 17 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 marca 2022 r. w sprawie nadania statutu Archiwum Państwowemu w Koszalinie.
Regulamin Organizacyjny Archiwum Państwowego w Koszalinie.
